Ekipler, çalışanlar ve işler
Hizmet sektöründe faaliyet gösteren kurumlar için saha ekiplerinin etkin yönetimi iş sürekliliği için kritik öneme sahiptir. Hizmet ağı genişledikçe operasyonların planlanması, yönetilmesi ve raporlanması giderek daha karmaşık hale gelir. ARENA, sahada faaliyet gösteren çok sayıda ekibin mevcut iş yüklerinin izlenmesi, gelecek görevlerinin atanması, acil durumlarda en hızlı şekilde sevk edilmesi gibi süreçleri merkezi ve etkin bir yapıda yürüterek kurumlara rekabet avantajı kazandırır.
Tek çözümle etkin kaynak kullanımı
ARENA, çoğu kurumda farklı uygulamalar üzerinde yönetilen saha görevlerini tek bir çatı altında bir araya getirir. Müşteri randevularının, iş gücü yoğunluğunun, ekiplerin uygunluk ve yetkinlik bilgilerinin merkezi olarak yönetilmesini sağlayan çözüm, saha yönetimini basitleştirerek kurumların operasyonel verimliliğini artırır. ERP sistemleriyle entegre ya da tamamen bağımsız olarak çalışabilen ARENA, doğru işin otomatik olarak en uygun ekiplere atanmasını sağlar.
Dağınıklığa son
ARENA, kurumların zaman içerisinde yapmış oldukları bilgi teknolojileri yatırımlarını topluca yenilemelerini gerektirmeden, teknik ve ekonomik açıdan çok daha verimli, uçtan uca bir iş gücü yönetim sistemine sahip olmalarını sağlar.
ARENA işinize hangi teknolojik kabiliyetleri katar?
İş gücünün tek elden merkezi yapıda yönetimi
İş gücü ve kaynakların güncel ve doğru veriyle izlenmesi
Ekiplerin performans yönetiminin sağlanması
Çalışanların yeteneklerinden en üst düzeyde fayda sağlanması
Mobil uygulama desteğiyle sahadaki ekiplerin anlık olarak takibi, sevki ve idaresi
Ekiplerin yoğun iş yükünün koordinasyonunu sağlayan Ajanda yönetimi
En yakındaki ekip tarafından, en kısa yoldan, en kısa sürede tamamlanan işler
Sözleşmelerden doğan hizmet ve müdahale sürelerinin en aza indirilmesi
Müşteri memnuniyetini önemli ölçüde arttıran Randevu bazlı çalışma sistemi
Teknolojik Kabiliyetler ve Modüller
Web-tabanlı uygulama; Vaadin UI, Angular JS
Mobil uygulama desteği: React Native Android, IOS Java teknolojileri
Kural motoru ile esnek yönetim
Kolay entegrasyon imkânı
Coğrafi konum ve navigasyon desteği
Ölçeklendirilebilir sistem yapısı
Yüksek çalışabilirlik seviyesi
Esnek ve özelleştirilebilir edilebilir yapı
Çevrimdışı çalışma Matbu formlar yerine sayısal iletişim
Görsel iş emri tasarımı
Modüller
ARENA’nın ana bileşenlerinden İş Gücü Envanteri, mevcut ERP sistemleriyle entegre ya da tamamen bağımsız olarak Organizasyon Yönetimi, Mesai Saatleri Yönetimi ve İzin Yönetimi araçları sunar. Böylelikle kurumlar, organizasyon yapısı ve birimler arasındaki bağlantıları, halihazırda bunları tanımlandığı mevcut sistemlerden alarak kolayca kullanabilir ya da bu yapıyı bağımsız olarak ARENA üzerinde oluşturabilirler. Ayrıca ekip ve çalışanların mesai saatleri, izin günleri gibi parametrelerin de kurulu sistemlerden alınması ya da ARENA’ya tanımlanması mümkündür.
Yetkili kullanıcılar, Organizasyonel Yapıya Uyumlu Ekip Yönetimini kullanarak ekipleri ve ekip tipleri, yetenekleri, sorumluluk bölgeleri, hizmet türleri, teknik hizmet türleri ve iş emri türlerini tanımlayabilir, birbirleriyle ilişkilendirebilir ve gerektiğinde güncelleyebilirler. ARENA Gelişmiş Ekip Yönetimi özellikleriyle değişik birim çalışanlarından ve çözüm ortakları ile yüklenicilerden ekipler oluşturma gibi karmaşık görevleri basitçe gerçekleştirebilirler.Mikro ölçekte yönetim imkânı da sunan ARENA’nın Organizasyon Bazında Çalışan Yönetimi sayesinde, planlı ya da anlık ihtiyaçlara bağlı olarak çalışanların başka ekiplere süreli ya da görev bazlı geçici görevlendirilmesi mümkündür. Aynı şekilde, toplantı, eğitim ve seyahat gibi aktivite atamaları da sistem üzerinden basitçe yönetilebilir.
Yetkili kullanıcılar, Organizasyonel Yapıya Uyumlu Ekip Yönetimini kullanarak ekipleri ve ekip tipleri, yetenekleri, sorumluluk bölgeleri, hizmet türleri, teknik hizmet türleri ve iş emri türlerini tanımlayabilir, birbirleriyle ilişkilendirebilir ve gerektiğinde güncelleyebilirler. ARENA Gelişmiş Ekip Yönetimi özellikleriyle değişik birim çalışanlarından ve çözüm ortakları ile yüklenicilerden ekipler oluşturma gibi karmaşık görevleri basitçe gerçekleştirebilirler.Mikro ölçekte yönetim imkânı da sunan ARENA’nın Organizasyon Bazında Çalışan Yönetimi sayesinde, planlı ya da anlık ihtiyaçlara bağlı olarak çalışanların başka ekiplere süreli ya da görev bazlı geçici görevlendirilmesi mümkündür. Aynı şekilde, toplantı, eğitim ve seyahat gibi aktivite atamaları da sistem üzerinden basitçe yönetilebilir.
ARENA’nin benzersiz Dinamik İş Yönetimi özelliği farklı sektörler, hizmet tipleri ve iş türleri için ek geliştirme gerektirmeyen, esnek ve parametrik yönetim özgürlüğü sunar. Böylelikle her türde iş emri sisteme tanımlanabilir ve süreçlere dahil edilebilir. Dinamik altyapı bileşenleri kullanılarak tasarlanan ARENA, iş emri tanımlama, iş emri ekran tasarımı, iş emri kategorizasyonu, iş listesi tasarımı, kural tabanlı iş atama ve esnek entegrasyon yapısı sunar.
Yetkili kullanıcılar, iş emri formatını ayarlarken yeni parametreler tanımlayabilir, sabit nitelikleri seçebilir, değişen nitelikler ekleyebilir, güncelleyebilir ve silebilir. Ayrıca veri tipi, veri kısıtları, ekran özellikleri ve XML mesaj yapıları ayarlanabilir.İnnova’nın yüksek mühendislik ürünlerinden Dinamik Sistem Entegrasyon Yönetimini kullanan ARENA, yerleşik sistemlerle Standart Mesajlaşma Arayüzü üzerinden haberleşir. Böylelikle mesaj yapısı yazılıma müdahale, ek geliştirme ya da güncelleme gerektirmeden ekranlar üzerinden kolaylıkla değiştirilebilir ve güncellenebilir. Dış Sistemlere WorkorderRequest, WorkorderApproval, Rollback gibi JMS ve Web Servis entegrasyon noktaları sunan ARENA, bu sistemlerden gönderilen mesajların yapısal doğrulamasını da otomatik olarak gerçekleştirir.
Yetkili kullanıcılar, iş emri formatını ayarlarken yeni parametreler tanımlayabilir, sabit nitelikleri seçebilir, değişen nitelikler ekleyebilir, güncelleyebilir ve silebilir. Ayrıca veri tipi, veri kısıtları, ekran özellikleri ve XML mesaj yapıları ayarlanabilir.İnnova’nın yüksek mühendislik ürünlerinden Dinamik Sistem Entegrasyon Yönetimini kullanan ARENA, yerleşik sistemlerle Standart Mesajlaşma Arayüzü üzerinden haberleşir. Böylelikle mesaj yapısı yazılıma müdahale, ek geliştirme ya da güncelleme gerektirmeden ekranlar üzerinden kolaylıkla değiştirilebilir ve güncellenebilir. Dış Sistemlere WorkorderRequest, WorkorderApproval, Rollback gibi JMS ve Web Servis entegrasyon noktaları sunan ARENA, bu sistemlerden gönderilen mesajların yapısal doğrulamasını da otomatik olarak gerçekleştirir.
ARENA, yapıtaşlarından olan iş atama kurallarının yönetiminde de esnektir. Parametrik olarak tanımlanan kurallara göre çalışan Otomatik İş Atama özelliği sayesinde doğru işin doğru kaynağa atanması sağlanır.
İş ataması sırasında çok sayıda karmaşık işlemin otomatik olarak gerçekleştirilmesini sağlayan Kural Motoru, bir görevin atanabileceği uygun ekipleri, tanımlanan sorumluluk sahalarını, yetenekleri, zaman çizelgelerini ve daha fazla kriteri otomatik olarak tespit ve kontrol eder. ARENA öte yandan manuel iş atama seçeneği de sunar. Bir işi sorumlu ekibe atama ya da bir ekipten bir başka ekibe aktarma gibi ihtiyaçlarda bu özellik kullanılabilir.
İş ataması sırasında çok sayıda karmaşık işlemin otomatik olarak gerçekleştirilmesini sağlayan Kural Motoru, bir görevin atanabileceği uygun ekipleri, tanımlanan sorumluluk sahalarını, yetenekleri, zaman çizelgelerini ve daha fazla kriteri otomatik olarak tespit ve kontrol eder. ARENA öte yandan manuel iş atama seçeneği de sunar. Bir işi sorumlu ekibe atama ya da bir ekipten bir başka ekibe aktarma gibi ihtiyaçlarda bu özellik kullanılabilir.
Operasyonların merkezi randevulu sistemle gerçekleştirilmesini ve ekiplerin ajandalarının otomatik olarak güncellenmesini sağlayan Ajanda ve Randevu Yönetimi, kurumların daha yüksek kaliteli hizmet vermesini kolaylaştırır. Bu bileşenin sunduğu özellikler sayesinde, kurumlar artık müşterilerine slot bazlı randevular verebilecek kadar isabetli bir planlama ve gerçekleştirme kapasitesine erişmenin yanı sıra, aynı zamanda manuel atamalardan kaynaklanan çok sayıda hata ve buna bağlı zaman kaybını da en aza indirmektedir.
Randevu yönetimi bileşeni, Müşteri İlişkileri Yönetimi sistemleriyle entegre ya da tamamen bağımsız olarak aşağıdaki görevleri gerçekleştirebilir:
Randevulu işleri atama ve yönetmeRandevusuz işlerin yönetimiHizmet tipi, öncelik seviyesi ve konum gibi iş detaylarının kaydedilmesiKural motoruyla işe en uygun ekiplerin saptanmasıEkiplerin ajandalarının görüntülenmesiİş için uygun ve tercih edilen zaman dilimine karar verilmesiİşin belirlenen zaman için ekibe atanması.ARENA’da randevu yönetimi son derece kolay, hızlı ve doğru biçimde gerçekleştirilir. Böylelikle uygun olmayan ekiplere iş atanması, ekiplere yetenekleri dışında iş atanması ya da mükerrer atamalar gibi sıkça karşılaşılan hataların önüne geçilir.
Ajanda modülü hem iş atayan hem de kendisine iş atanan profesyonellerin iş hayatını kolaylaştıran, randevu sisteminin doğru ve eksiksiz çalışması için optimize edilmiş bir araçtır. Kullanıcıların yetki seviyesine göre düzenleyebildikleri ajandalar günlük, haftalık ve aylık olarak çalışma saatlerinin, aktivitelerin izin ve tatil günlerinin yönetilmesini sağlar.Yöneticiler ayrıca ekiplerin zaman, konum, yetenek ve iş kuralları açısından bir işe uygunluk durumunu kolayca görebilir, istenen bir ekibin iş yoğunluğunu takip edilir ve gerekli gördüğü durumlarda işleri başka ekiplere aktarır. Tüm bunları önceden sisteme tanımlanmış mevcut verilere uygun yapabilmek ise kurumlara zaman kazandırır.
ARENA, öncelikli iş atama ve iş tipine göre maksimum müdahale süreleri ile ilgili kuralları kullanarak; hizmet seviyesi sözleşmelerinin (SLA) gerektirdiği kritik yükümlülüklerin takibinde kurumlara büyük avantaj kazandırır. İş süreleri, iş emri tipi, iş emri alt tipi, mesai saatleri ve resmî tatil günleri gibi bilgilerin parametrik olarak tanımlanabildiği bileşende, kullanıcılara aynı zamanda bir işin planlanan zamandan önce tamamlanması durumunda, geriye kalan zamana iş atanması gibi esneklikler de sunar.
Randevu yönetimi bileşeni, Müşteri İlişkileri Yönetimi sistemleriyle entegre ya da tamamen bağımsız olarak aşağıdaki görevleri gerçekleştirebilir:
Randevulu işleri atama ve yönetmeRandevusuz işlerin yönetimiHizmet tipi, öncelik seviyesi ve konum gibi iş detaylarının kaydedilmesiKural motoruyla işe en uygun ekiplerin saptanmasıEkiplerin ajandalarının görüntülenmesiİş için uygun ve tercih edilen zaman dilimine karar verilmesiİşin belirlenen zaman için ekibe atanması.ARENA’da randevu yönetimi son derece kolay, hızlı ve doğru biçimde gerçekleştirilir. Böylelikle uygun olmayan ekiplere iş atanması, ekiplere yetenekleri dışında iş atanması ya da mükerrer atamalar gibi sıkça karşılaşılan hataların önüne geçilir.
Ajanda modülü hem iş atayan hem de kendisine iş atanan profesyonellerin iş hayatını kolaylaştıran, randevu sisteminin doğru ve eksiksiz çalışması için optimize edilmiş bir araçtır. Kullanıcıların yetki seviyesine göre düzenleyebildikleri ajandalar günlük, haftalık ve aylık olarak çalışma saatlerinin, aktivitelerin izin ve tatil günlerinin yönetilmesini sağlar.Yöneticiler ayrıca ekiplerin zaman, konum, yetenek ve iş kuralları açısından bir işe uygunluk durumunu kolayca görebilir, istenen bir ekibin iş yoğunluğunu takip edilir ve gerekli gördüğü durumlarda işleri başka ekiplere aktarır. Tüm bunları önceden sisteme tanımlanmış mevcut verilere uygun yapabilmek ise kurumlara zaman kazandırır.
ARENA, öncelikli iş atama ve iş tipine göre maksimum müdahale süreleri ile ilgili kuralları kullanarak; hizmet seviyesi sözleşmelerinin (SLA) gerektirdiği kritik yükümlülüklerin takibinde kurumlara büyük avantaj kazandırır. İş süreleri, iş emri tipi, iş emri alt tipi, mesai saatleri ve resmî tatil günleri gibi bilgilerin parametrik olarak tanımlanabildiği bileşende, kullanıcılara aynı zamanda bir işin planlanan zamandan önce tamamlanması durumunda, geriye kalan zamana iş atanması gibi esneklikler de sunar.
Sahayı alan ve bölge bazlı bölümlere ayıran ARENA’nın etkin saha yönetimi yaklaşımı sayesinde, kurumlar iş emirlerini daha kolay zamanında tamamlanır. ARENA, bir iş emrini çalışma alanı ve çalışma bölgesi içinde en uygun ekibe kural tabanlı olarak otomatik olarak atar. Çalışma alanlarından sorumlu idareciler, ARENA’nın zengin arayüzleriyle sahayı en etkin şekilde yönetilir.
İdareciler arayüzleri kullanarak ekipleri, iş yoğunluklarını, SLA sürelerini anlık olarak gözlemlenir, ajanda üzerinde iş emrinin atandığı zamanı güncelleyebilir ve ekipler arası iş aktarımıyla sahayı etkin yönetecek çok çeşitli planlamalar gerçekleştirilir.
Dispatcher Saha Yönetim Ekranı aşağıdaki bileşenlerden oluşur:
Gantt view
Harita üzerinde iş takibi
SLA süresi geçmiş iş emirleri
Uygun ekibe atama yapılamamış iş emirleri
Ekiplerin üzerindeki iş yoğunlukları
İdareciler arayüzleri kullanarak ekipleri, iş yoğunluklarını, SLA sürelerini anlık olarak gözlemlenir, ajanda üzerinde iş emrinin atandığı zamanı güncelleyebilir ve ekipler arası iş aktarımıyla sahayı etkin yönetecek çok çeşitli planlamalar gerçekleştirilir.
Dispatcher Saha Yönetim Ekranı aşağıdaki bileşenlerden oluşur:
Gantt view
Harita üzerinde iş takibi
SLA süresi geçmiş iş emirleri
Uygun ekibe atama yapılamamış iş emirleri
Ekiplerin üzerindeki iş yoğunlukları
ARENA'nın ayrılmaz bir parçası olan Mobil Uygulaması sayesinde saha ekipleri kendilerine atanan işleri anlık olarak takip edebiliyor. Çevrimdışı çalışabilen mobil uygulama, anlık erişimin kesintiye uğradığı durumlarda da işin takibini mümkün kılar.
Mobil uygulama aşağıdaki özellikleriyle sürekli hareket halindeki ekiplerin en hızlı ve kolay yoldan işlerini takip etmesini sağlar:
İş listesi ve iş emri sorgulama
Ajanda ve randevu görüntüleme
Tamamlanan işleri kapatma, aktarma ve güncelleme
Anlık iş emri ve duyuru uyarıları alma
ARENA, mobil uygulaması sayesinde saha ekiplerinin işler arasında merkeze dönme ihtiyacını tamamen ortadan kaldırır ve merkez birimlerinin saha ekiplerini anlık olarak takip etmesini de kolaylaştırır. Öte yandan, tamamlanan işlerin anında görüntülenmesi ve işlem kolaylığı sayesinde matbu evrak gibi kâğıt belgelerin ortadan kalkması da ekiplere hız kazandırır.
Coğrafi bilgi sistemleriyle entegre çalışabilen ARENA, saha ekiplerinin ve uzaktaki ofis çalışanlarının konumlarının harita üzerinde anlık olarak takip edilebilmesini ve ulaşım için gerekli yönlendirmelerinin yapılmasını da kolaylaştırır.
Coğrafi bilgi sistemleri desteği sayesinde idareciler ekipleri ve işleri, güncel durumlarıyla birlikte harita üzerinde görebilir, işleri coğrafi konumlarına göre otomatik olarak görüntüleyebilir, ihtiyaç duyulması halinde harita üzerinden güzergâh tarif edebilir, işlerin konumunu bir iş atama kriteri olarak kullanabilir ve belirtilen kriterlere (ekip tipi ve işin konumu gibi) en yakın ve uygun ekipleri harita üzerinde filtreleyebilir.
Mobil uygulama aşağıdaki özellikleriyle sürekli hareket halindeki ekiplerin en hızlı ve kolay yoldan işlerini takip etmesini sağlar:
İş listesi ve iş emri sorgulama
Ajanda ve randevu görüntüleme
Tamamlanan işleri kapatma, aktarma ve güncelleme
Anlık iş emri ve duyuru uyarıları alma
ARENA, mobil uygulaması sayesinde saha ekiplerinin işler arasında merkeze dönme ihtiyacını tamamen ortadan kaldırır ve merkez birimlerinin saha ekiplerini anlık olarak takip etmesini de kolaylaştırır. Öte yandan, tamamlanan işlerin anında görüntülenmesi ve işlem kolaylığı sayesinde matbu evrak gibi kâğıt belgelerin ortadan kalkması da ekiplere hız kazandırır.
Coğrafi bilgi sistemleriyle entegre çalışabilen ARENA, saha ekiplerinin ve uzaktaki ofis çalışanlarının konumlarının harita üzerinde anlık olarak takip edilebilmesini ve ulaşım için gerekli yönlendirmelerinin yapılmasını da kolaylaştırır.
Coğrafi bilgi sistemleri desteği sayesinde idareciler ekipleri ve işleri, güncel durumlarıyla birlikte harita üzerinde görebilir, işleri coğrafi konumlarına göre otomatik olarak görüntüleyebilir, ihtiyaç duyulması halinde harita üzerinden güzergâh tarif edebilir, işlerin konumunu bir iş atama kriteri olarak kullanabilir ve belirtilen kriterlere (ekip tipi ve işin konumu gibi) en yakın ve uygun ekipleri harita üzerinde filtreleyebilir.
ARENA, ekiplerin ve çalışanların performansları başta olmak üzere, sistemden alınan bilgilerin kolayca derlenmesini ve anlamlı raporlara dönüştürülmesini sağlar.
Kurumlara veriler ışığında makro ve mikro kararlar almalarını mümkün kılan bileşen geçmiş dönem verileri, değişen iş yükü parametresi, izinler, tatil günleri ve aktiviteler değişkenlerini hesaba katarak çalışır ve bunlar ışığındaki birçok bilgi üretir.
Sistemin üretebildiği bilgilerden bazıları:
Birimler bazında ekiplerin randevuları gerçekleştirme oranları
Kaynakların mesai saatleri karşısında tamamladıkları işlerin toplam saatleri
Geleceğe yönelik iş yükü tahmini
Geleceğe yönelik kaynak gereksinimi planlaması
Kurumlara veriler ışığında makro ve mikro kararlar almalarını mümkün kılan bileşen geçmiş dönem verileri, değişen iş yükü parametresi, izinler, tatil günleri ve aktiviteler değişkenlerini hesaba katarak çalışır ve bunlar ışığındaki birçok bilgi üretir.
Sistemin üretebildiği bilgilerden bazıları:
Birimler bazında ekiplerin randevuları gerçekleştirme oranları
Kaynakların mesai saatleri karşısında tamamladıkları işlerin toplam saatleri
Geleceğe yönelik iş yükü tahmini
Geleceğe yönelik kaynak gereksinimi planlaması
